Driva förening
Den här guiden togs fram 2022 i samarbete med Kulturens Bildningsförbund.
1. Verksamhetsårets start - Håll ett konstituerande styrelsemöte!
Ni har precis haft årsmöte och det är nu dags för det konstituerande styrelsemötet, som kan ses som själva starten på ert verksamhetsår. Detta möte har en oftast i direkt anslutning till årsmötet – samma dag eller dagen efter till exempel. Skicka gärna ut kallelse till konstituerande styrelsemöte i samma veva som ni kallar till årsmöte, så att de som väljs till er styrelse under årsmötet är beredda på att delta även här. Utgå gärna från vår mall när ni skriver kallelsen till det konstituerande styrelsemötet.
Detta är det möte där ni beslutar hur ni ska jobba under året och vem som ska göra vad. Här är det viktigt att vissa formuleringar blir rätt i protokollet. Banken behöver nämligen få detta protokoll för att få veta:
- Vem som ska få ta hand om pengarna
- Vilka personer som ingår i styrelsen
- Vilken roll personerna i styrelsen kommer att ha.
Att göra nu:
- Håll i ert konstituerande styrelsemöte. Var noga med att föra protokoll på rätt sätt. Använd gärna vår protokollmall.
2. Att arbeta tillsammans i en Styrelse
Nu ska er styrelse arbeta tillsammans, och det gäller att hitta bra sätt att kommunicera med varandra. Ska ni använda en facebook-grupp, en mailtråd eller kanske Slack? Ska ni använda Google Drive för att ha en gemensam plats för alla era dokument och annat som hör till föreningen? Vill ni ses och arbeta ihop ibland eller ha digitala arbetsmöten? Hur styrelsen väljer att kommunicera och strukturera sitt arbete ser olika ut i olika föreningar. Utforska vad som funkar bäst för er!
Att göra nu:
- Diskutera hur ni vill arbeta och kommunicera under året. Hur ofta och när ska ni ha styrelsemöten, arbetsmöten eller annat häng? Vill ni använda något särskilt kommunikationsverktyg för att nå varandra utanför mötestid?
3. Planera och strukturera upp verksamhetsåret
Var noga med att utgå från verksamhetsplanen som årsmötet beslutat om. Om ni till exempel har målet att rekrytera fler medlemmar ska det ni gör i verksamheten bidra till det. Eller om ni har som mål att genomföra en festival – ja, då ska verksamheten bidra till det!
Planera gärna ert år genom att skapa ett så kallat årshjul där ni fyller i allt som ska göras och som kommer att hända under året. Redan när ni gör årshjulet kan ni också planera för vem som har ansvar för vad.
Att göra nu:
- Planera för ert kommande verksamhetsår. Använd gärna vår årshjulsmall som verktyg i planeringen.
4. Rapportera till Folk You genom eBas
Såhär strax efter årsmötet måste ni som medlemsförening rapportera in en del grejer till Folk You via eBas – vår plattform för anslutna medlemmar.
Varje år ska ni gå in på ert konto i ebas och uppdatera följande:
- Justerat och underskrivet årsmötesprotokoll, årsmötesrapport och verksamhetsrapport.
Detta behöver vi som ett slags bevis på att er förening fortsatt är demokratisk och för att vi ska veta vilka som sitter i er styrelse. Vi vill så klart veta vilken typ av verksamhet våra föreningar håller på med, så att vi kan anpassa vårt arbete utifrån vad ni gör. Detta är också ett bra sätt för er själva att spara era årsmötesprotokoll på ett säkert ställe. - Alla föreningens medlemmar.
Antingen kan varje medlem anmäla sitt medlemskap själva via föreningens registreringslänk som ni skapar via eBas, eller så kan ni ladda upp alla medlemmar på en gång i eBas från ett excelmall. Ni kan också mata in enskilda medlemmar själva, utan excell-fil eller registreringslänk. Kolla av så att minst 60 procent av organisationens medlemmar är från 6 år till 25 år. Detta är ett krav för att ni ska få vara anslutna till Folk You.
Medlemslistorna i eBas kan ni också använda för er egen skull, för att underlätta administrationen och hålla koll på vilka som är medlemmar i er förening. Genom eBas kan ni t.ex. också lätt skicka ut nyhetsbrev eller andra mail- och smsutskick till alla era medlemmar. - Styrelse och kontaktperson.
Information om vilka som sitter i nya styrelsen och vem som är kontaktperson till föreningen, så att vi kontaktar rätt person om viktiga frågor. - Bankkonto.
Så att ni kan ta emot Folk Yous bidrag. För att vi ska kunna godkänna föreningens bankgiro vill Folk You se ett bevis från banken att kontot tillhör er förening, annars har vi ingen aning om vem eller vilka vi skickar pengar till.
Att göra nu:
- Uppdatera informationen och ladda upp de dokument som är listade ovan. Ni loggar in på eBas här. Saknar ni ert inlogg? Kontakta oss på info@folkyou.se.
- Dubbelkolla även era så kallade ”varningslistor” och ”granskningslistor” i eBas. Varningslistan hamnar en på om någon uppgift saknas. Om personer lägger in sig själva som nya medlemmar via er onlineregistering måste någon från er förening löpande gå in och godkänna deras medlemskap från granskningslistan.
5. Skapa studiecirklar och kulturprogram
Nu när ni är igång är det dags att anmäla er verksamhet som så kallade studiecirklar, annan folkbildning och kulturprogram till det studieförbund ni samarbetar med, om ni har ett sådant samarbete.
En studiecirkel eller en annan folkbildningsverksamhet (förkortas AFV) består av minst tre personer som utövar någon typ av kultur tillsammans. Mycket av det ni gör i er förening räknas som studiecirkel eller AFV, t.ex. kursverksamhet, workshops, koreografiarbete, medlemsträffar eller musikrepetitioner. Kulturprogram är publika evenemang ni arrangerar, till exempel seminarium, vernissager, föreläsningar eller konserter. Dessa rapporteras också in till ert studieförbund.
Att göra nu:
- Kontakta det studieförbund ni samarbetar med för att prata om hur ett samarbete med just er förening kan se ut och hur ni kommer igång med att rapportera er verksamhet.
6. Så här gör ni med bokföring
Det är inte så ovanligt att folk tänker “jag är så dålig på matte!” när man börjar prata om bokföring. Men bokföring handlar väldigt lite om just matematik och mer om ”var sak på sin plats”.
Pengar in och Pengar ut.
Varför bokför vi egentligen? Bokföringen berättar var föreningen har fått sina pengar ifrån. Det kan handla om biljettintäkter, att ni sålt fika eller haft medlemsavgifter. Det kan också vara ekonomisk sponsring eller bidrag från t.ex. kommunen eller Folk You. Den berättar också vad föreningen har lagt sina pengar på och i vissa fall vad föreningen äger.
Oftast är det bidragsgivaren som ställer krav på hur mycket information som ska finnas i bokföringen. Folk You får statligt stöd från MUCF som ställer rätt höga krav på att vi ska visa vad pengarna har gått till. På samma sätt vill ju era medlemmar veta vad föreningen har gjort för kul med era intäkter.
Enligt bokföringslagen är en förening bokföringsskyldig om värdet på tillgångarna överstiger 1,5 miljoner kronor eller om föreningen bedriver näringsverksamhet. Näringsverksamhet kan t.ex. vara om ni har ett evenemang där ni tar inträde eller om ni säljer fika. Läs mer om detta på skatteverkets hemsida.
Hur bokför man?
Bokföring handlar om att sortera upp pengar in (intäkter) och pengar ut (utgifter) i något form av register, så att föreningen får en översikt över var de får in pengar från och vad de spenderar pengarna på. Samtidig bevisar bokföringen att allt har gått rätt till.
Det finns färdiga lösningar för att göra detta och många använder bokföringsprogram. Vissa bokföringsprogram kostar pengar, men det finns också några som är gratis. Bland de mest kända finns bl.a. Visma och Fortnox. Om ni har ett föreningskonto hos banken så kan det ibland ingå ett bokföringsprogram. Prata med er bank om detta så kan dom hjälpa er. Ett tips är att skaffa ett molnbaserat bokföringsprogram som t.ex. Bokio. Det gör att all bokföring finns kvar inom föreningen även om personer byts ut. Ni sparar den dessutom digitalt istället för på papper. Det finns gratis bokföringsprogram där man också kan köpa till hjälp med att göra bokslut.
Registret
Behöver er förening ett bokföringsprogram? Kanske, kanske inte. Allt beror på hur er verksamhet ser ut. Fördelen med programmen är att ni kan trolla fram Balans- och Resultatrapporter genom en knapptryckning. Detta är något som vissa bidragsgivare vill se om ni ska söka pengar. Men för att kunna jobba i ett sådant program måste ni plugga på en del för att förstå vissa begrepp.
Men bli inte skrämda av det! Bokföring är faktiskt inte så komplicerat, det kräver bara att ni lägger lite tid på det för att få en rutin. Skulle ni råka göra lite fel så är det bara att testa igen. Om ni vill börja lite enklare kan ni använda er av ett program ni kan göra kalkyler i, som till exempel Excel. Det går också att göra via Google Drive och Google Sheets. Där ni skriver upp pengar in och pengar ut.
För en liten förening är det mest intressanta att få fram ett resultat, dvs. inkomster minus utgifter. Isak och Kim bokför så här i deras ”Fikaförening”. Där går det enkelt att sammanställa hur mycket pengar dom fått in i föreningen och hur mycket dom har använt. Då vet de också hur mycket de har kvar att ”slösa” på fika nästa månad.
Kvitton – Verifikationer
Bokföringen är inte bara plus och minus. Något som är ännu viktigare är att kunna bevisa vart pengarna tagit vägen. I Fikaföreningens bokföring kan vi också se något som kallas verifikationsnummer. Detta nummer kan en använda för att koppla ihop en rad i bokföringen till ett kvitto – en verifikation.
Med hjälp av kvittot kan föreningen visa att det faktiskt är fika och inte t.ex. tvättmedel som de har köpt. Genom att bokföra ordentligt kan de lätt visa upp att de inte missbrukat föreningens pengar.
I Sverige finns det en lag som säger så här: ”Vid varje försäljning skall ett av kassaregistret framställt kvitto tas fram och erbjudas kunden.” På kvittot står det var, när och vad du har köpt. Det är väldigt viktigt att spara alla kvitton på ett säkert ställe. Det finns flera olika sätt att göra detta på. Ni kan exempelvis skaffa en pärm som ni sätter in alla kvitton i. Se då till att de sitter i datumordning. Ni kan också skanna in alla kvitton eller fota av dem och spara dem i en mapp i datorn. Alla kvitton i bokföringen måste sparas i 7 år. Folk You sparar alla sina kvitton i Google Drive och sorterar upp dem i mappar baserat på vilken månad som betalningen eller ”transaktionen” ägde rum. På så sätt är de lätta att hitta.
Precis som Fikaföreningen så skriver vi också in ett verifikationsnummer på alla kvitton, så att det ska bli enkelt att hitta när vi vill visa vad vi har lagt alla pengar på. Här har vi döpt dom efter månad/år och sen ett eget nummer.
Bokföring är demokrati!
Att bokföra är inte bara ett evigt ont. Det är också ett hjälpmedel för att kunna ta riktigt bra beslut i sin förening och det är viktigt att man hjälps åt. Det är faktiskt hela styrelsens ansvar att driva föreningen framåt, och i det åtagandet ingår också att spara kvitton och hålla koll på föreningens pengar. På årsmötet funkar bokföringen som ett underlag till hur styrelsen har skött föreningen. Därför är det också viktigt att ni hjälps åt för att alla ska förstå.
Tips:
- Bokföringsnämndens digitala gratisbok Att föra bok. Ladda ner från deras hemsida och lär er mer!
- Prata med ditt studieförbund, de kan erbjuda kurser i bokföring för att hjälpa er komma igång.
7. Förberedelser inför årsmötet
Årsmötet är föreningens högst beslutande organ och en viktig del för att er förening ska fungera som en demokratisk organisation. Det är då alla era medlemmar har möjlighet att påverka och besluta om vem som ska vara med i styrelsen och vad föreningen ska göra under året.
Stressa inte igenom årsmötet utan passa på att bjuda in alla medlemmar att delta i god tid, utveckla föreningen och gör planer tillsammans med alla medlemmar. Det är föreningens styrelse som har ansvaret för att meddela medlemmarna hur årsmötet ska gå till och oftast står det bestämt i föreningens stadgar hur tidigt inbjudan till årsmötet ska skickas ut och vad som ska tas upp på årsmötet. Kolla igenom era stadgar så att ni är väl förberedda inför ert årsmöte!
Att göra nu:
- Boka plats och tid för årsmötet. Bestäm hur lång tid mötet och intilliggande aktiviteter får ta.
Att ge så många som möjligt tillgång till årsmötet viktigt för att det ska vara så demokratiskt som möjligt. Kolla så att alla kan ta sig till platsen där ni vill ha mötet. Om det är långt att resa så kan föreningen kanske betala för tågbiljetterna? Är ett digitalt årsmöte en möjlighet för alla att delta? Tiden kan också vara värt att klura på. Vissa jobbar kanske och andra pluggar. Att vara ute i god tid så att folk hinner planera in årsmötet hjälper era medlemmar och resulterar förmodligen i att fler deltar.
- Förbered er eventuella valberedning på deras arbete. (Se steg 8)
- Gör bokslut och lämna till revisor. Se sedan till att få revisionsberättelsen i tid eftersom den ska skickas tillsammans med årsmöteshandlingarna.
- Förbered eventuella extra händelser som lockar medlemmar att komma på årsmötet. Det kan vara en föreläsning, workshop, konsert, chokladprovning m.m.
- Bestäm när medlemmar senast ska anmäla sig till mötet och skicka ut kallelse.
- Förbered propositioner (förslag från styrelsen på frågor som ska upp till beslut av årsmötet) och motioner (samma sak, men är förslag som kommer från föreningens medlemmar).
- Skriv verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. (Använd gärna vår mallar: Mall verksamhetsberättelse och mall verksamhetsplan)
- Gör en budget för kommande år. (Använd gärna vår budgetmall)
- Samla alla dokument i årsmöteshandlingarna. Skicka dem till anmälda medlemmar. Lägg eventuellt upp på er hemsida eller annat ställe där medlemmarna når dem.
- Välj mötesordförande och mötessekreterare till årsmötet. Gör detta i förväg så att de hinner förbereda sig.
- Förbered/beställ/köp mat och fika.
- Förbered projektor så att ni kan visa årsmöteshandlingar på storbild under mötet. Skriv eventuellt ut kopior till medlemmarna om ni saknar projektor.
- Förbered hur ni ska presentera verksamhetsberättelse, budget och verksamhetsplan. Förbered vem som säger vad från styrelsen.
- Planera in att styrelsen har tid efter utsatt sluttid för årsmötet, så att medlemmar som vill prata efteråt har möjlighet till det. Se till att ni inte behöver stressa iväg, då det kan ge fel signaler till era medlemmar.
- Bokföring ska sparas i minst 7 år efter avslutat år. Hitta och förbered en bra rutin för att samla det tillsammans med protokoll på ett och samma ställe.
8. Valberedningstips
Valberedningen är de personer som ska ge förslag till nya styrelseledamöter inför ert kommande årsmöte. Förmodligen tog ni beslut på ert senaste årsmöte om vilka dessa ska vara. Deras uppgift är att leta upp och fråga relevanta personer om de kan tänka sig att sitta i er styrelse det kommande verksamhetsåret, och sedan lägga fram ett förslag på personer inför ert årsmöte, så ni har något att utgå från när ni ska ta ert beslut.
Var noga med att välja en sammankallande av de som utgör valberedningen, som har ansvaret att dra igång arbetet. Prata också med valberedarna tidigt under året så att de har tid på sig att hitta nya personer. Ha också en speciellt ansvarig från styrelsen att hålla kontakten med valberedningen.
Ett tips är att valberedningen börjar med att kontakta förra årets styrelse och höra vad det tyckt fungerat bra/mindre bra samt om de vill sitta kvar eller om de har tips på andra personer som skulle kunna passa i styrelsen.
9. Revisor och revision
På årsmötet väljs en revisor. Många ideella föreningar behöver inte anlita en så kallad auktoriserad eller godkänd revisor – det räcker med att ha det som kallas för ideell revisor eller lekmannarevisor.
Revisorns uppdrag är att granska föreningen, och i sin tur styrelsens arbete, mellan två årsmöten. Revisorn får uppdraget att dubbelkolla att allt stämmer så att alla medlemmar i föreningen kan känna sig trygga med att deras styrelse inte ”slösat” föreningens pengar eller gjort saker som föreningen inte ska utifrån den verksamhetsplan alla var med och beslutade om på årsmötet.
En revision är en oberoende granskning och ett uttalande om information eller vissa förhållanden.
Behöver vår förening en Revisor?
För att starta och driva en förening är revisor inget krav, men om föreningen vill söka vissa bidrag kan bidragsgivare ha vissa krav. Om föreningen t.ex. ska få bidrag från Folk You så krävs det att föreningen har valt en ideell revisor.
Auktoriserad revisor
En auktoriserad revisor är en person som är kvalificerad att utföra krävande och ansvarsfulla uppgifter inom revision. Detta är någon som har utbildning, erfarenhet och tar betalt för sina uppdrag. Förutsättningen för att få använda titeln auktoriserad revisor krävs det att personen uppfyller undervisningskrav samt har en viss mängd erfarenhet inom yrket som revisor. Skatteverket har några punkter om när ni som föreningen behöver en auktoriserad revisor. De är få ideella föreningar som når upp till deras krav. (Läs skatteverkets krav på deras hemsida). Folk You uppfyller inte heller skatteverkets krav men har ändå en auktoriserad revisor. Detta är för att några av de statliga myndigheterna som ger oss bidrag kräver att vi ska ha det. Därför kan det vara bra att kolla om det krävs när ni söker vissa bidrag.
Ideell Revisor
Som förening är det alltså en ideell revisor ni behöver. Även om det inte krävs att personen är utbildad på något sätt finns det andra krav en ideell revisor måste kunna uppfylla:
- Vara oberoende gentemot föreningsledningen. Att vara oberoende gentemot föreningsledningen innebär att revisorn inte är släkt med någon av er som sitter i styrelsen. Det kan alltså inte vara en förälder eller ett syskon.
- Vara myndig.
- Inte vara försatt i konkurs.
Hur går en revision till?
Den första januari varje år är det dags att samla ihop allt material från förra året. Det revisorn vill se är era styrelseprotokoll och protokoll från andra möten där ni tagit beslut som rör föreningen. Revisorn vill också titta på er bokföring för att kunna se att det finns verifikationer, det vill säga kvitton, på alla pengar som kommit in i föreningen eller som föreningen använt för att köpa saker.
Tänk på att revisorn behöver en del tid på sig för att kunna gå igenom allt:
- Protokoll. Alla beslut som tas på möten skrivs ner i föreningens mötesprotokoll. Det är bra att tänka på att det ska vara enkelt att läsa vad det är för beslut ni egentligen tagit. Detta förenklar för både er och för revisorn. Protokollen ska sen justeras och skrivas på. Oftast är det ordföranden och en eller två justeringspersoner som gör detta. När en justeringsperson justerar ett protokoll läser hen igenom det och ser att allting i protokollet är skrivet rätt och stämmer överens med det mötet kom överens om. När en skrivit på har en alltså godkänt protkollet som ”äkta”.Protokollen lämnas sedan över till revisorn som använder dom som underlag när hen granskar föreningens verksamhet.
- Bokföring. Revisorn tittar också på bokföringen och dubbelkollar att pengarna som föreningen använt har gått till rätt saker. Till hjälp använder revisorn protokoll, kvitton, balans och resultaträkning.
Här är några saker som er revisor vill ha:
- Engagemangsbesked från bank. Detta kan beställas från banken.
- Skattekontoutdrag från hela året, om ni har anställda eller måste betala skatt.
- Era styrelseprotokoll.
- Balansräkning (en förteckning över hur mycket pengar föreningen hade i början och i slutet av året. Kan även kallas för balansrapport).
- Resultaträkning (en sammanställning av föreningens intäkter och kostnader som visar vad pengarna har använts till. Kan även kallas för resultatrapport. Resultaträkningen visar om föreningen gått plus, minus eller jämnt upp under året.)
- Verifikationer – alla kvitton, fakturor osv. som styrker in- och utbetalningar.
Revisionsberättelse
När revisorn tittat på året som varit för att se så att alla siffror och beslut stämmer överens skriver hen en så kallad revisorsberättelse. Om det är något revisorn tycker att styrelsen har gjort extra bra kan hen påpeka det, samma sak gäller om det är något revisorn tycker att nästa styrelse ska tänka på. Revisorn brukar också säga om hen tycker att den avgående styrelsen ska få eller inte få ansvarsfrihet. Revisionsberättelser ser oftast likadana ut och behöver inte vara skrivna som en lång uppsats. Kika gärna på vårt exempel.
Ansvarsfrihet
Detta ska finnas med som en punkt på årsmötet. Att ge ansvarsfrihet innebär att föreningens medlemmar godkänner hur styrelsen arbetat utifrån styrdokumenten. Kort och gott innebär att medlemmarna tycker att styrelsen arbetat korrekt. Verksamhetsplanen är ett exempel på ett styrdokument.
För att kunna ge en avgående styrelse ansvarsfrihet måste medlemmarna ha tillräckligt med information om hur styrelsen har skött föreningen. Det är framförallt detta som en revisor hjälper till med genom sin revisionsberättelse. En kan säga att revisorn går i god för att styrelsen har gjort ett bra jobb.
En är personligt ansvarig i styrelsen tills ansvarsfrihet har
beviljats. Att inte bevilja ansvarsfrihet kan ses som en markering att föreningens medlemmar inte är nöjda med styrelsens arbete, att de misstänker att allt inte har skötts korrekt eller lagligt. Årsmötet kanske också tycker att styrelsen har några saker kvar att lösa innan de kan beviljas ansvarsfrihet. Vanligast är antingen att beslut tas nästa årsmöte eller att revisorerna får i uppgift att bedöma när uppgifterna har lösts. Det är vanligt att en styrelse som inte fått ansvarsfrihet inte heller får nytt förtroende – alltså inte blir omvalda.
10. Håll i årsmötet - steg för steg
När ni ska hålla årsmöte är det bra att i förväg veta vilka frågor som ska behandlas. En dagordning kan se ut på många sätt och det är ni i föreningen som bestämmer vad ni ska ta upp. I era stadgar står det vilka punkter ni ska ha med på ert årsmöte. De utgår ni från när ni gör mötets agenda. Använd gärna vår dagordningsmall. Det kan ni använda för att skriva ert protokoll.
Årsmötet steg för steg:
1. Årsmötets öppnande
Här öppnar ni mötet och hälsar alla välkomna. Här kan också vara en bra idé att berätta för nya medlemmar hur ett årsmöte går till och hur er förening går till väga när ni röstar om olika förslag. Tänk på att ta det lugnt och se till att alla förstår vad det är ni ska ta beslut om. Förklara gärna att deltagarna får pausa mötet och fråga om det är något de inte förstår.
2. Årsmötets behöriga utlysande
För att ett årsmöte ska vara giltigt måste ju medlemmarna i föreningen fått reda på att det ska äga rum, annars har de ju ingen möjlighet att vara med på mötet och rösta. Oftast står det i stadgarna hur långt innan mötet en inbjudan ska finnas tillgänglig och i vissa fall står det också hur medlemmarna ska få informationen.
3. Val av mötesordförande och mötessekreterare
Mötesordföranden är personen som leder mötet och ser till att alla kommer till tals. Hen har också ansvar för att dagordningen följs och att röstningen går till på rätt sätt. Detta kan vara en utomstående person som är bra på att hålla årsmöten, eller kanske någon i er förening som vill lära sig. Det behöver inte vara er förenings ordförande.
Mötessekreteraren har ansvar för protokollet och att de beslut som fattas formuleras tydligt i protokollet. Tänk på att protokollet inte behöver innehålla något från diskussionen som ni höll angående vissa frågor. Det viktigaste är att beslutet kommer med så att ni lätt kan gå tillbaks till protokollet för att se vad det var ni bestämde.
4. Val av två justeringspersoner, tillika rösträknare
Justeraren kontrollerar efter mötet att protokollet överensstämmer med vad som verkligen beslutats under mötet. När justerarna har skrivit under så anser man att mötet är justerat och att alla beslut därmed är giltiga.
Justerarna är oftast också rösträknare och hjälper ordföranden att hålla koll på vilka förslag som vinner i olika omröstningar under mötet.
5. Fastställande av röstlängd
Det här betyder att en kollar vilka på årsmötet som har rösträtt utifrån de krav som finns i stadgarna. Föreningens medlemslista kan ligga till grund för vilka som har rösträtt.
6. Fastställande av dagordning
Här finns det utrymme för att lägga till fler punkter i dagordningen eller att flytta de befintliga. I många fall kanske en väljer att ta upp nya punkter under ”övriga punkter” istället. Mötesordförande frågar mötet om de kan godkänna dagordningen, varpå resten ropar JA! om de tycker att dagordningen kan godkännas.
7. Adjungeringar
Oftast är det egentligen bara föreningens medlemmar som får vara med på årsmötet, men mötet kan välja att adjungera, det vill säga bjuda in andra personer till mötet. I adjungeringen bestämmer mötet också på vilket sätt personerna får delta i mötet, t.ex. genom närvaro-, yttrande- eller yrkanderätt.
8. Fastställande av verksamhetsberättelse
Här presenteras förra årets verksamhetsberättelse som beskriver vad som hände och gjordes under året. Antingen kan någon läsa högt eller så läser alla var för sig. Det viktiga är att alla på mötet får en tydlig bild av året som gått. Under mötet kan personer med röst- och yttranderätt föreslå tillägg eller förändringar av verksamhetsberättelsen.
Sedan ska mötet besluta om verksamhetsberättelsen kan godkännas, eventuellt med de ändringar som föreslagits. Detta brukar kallas att ”lägga verksamhetsberättelsen till handlingarna”.
9. Ekonomisk redovisning samt fastställande av balansräkning
Här presenteras föreningens ekonomi under det gångna året. Ofta brukar någon ur styrelsen då visa hur mycket pengar föreningen hade i början och i slutet av året (detta kallas för balansräkning eller balansrapport) och vad pengarna har använts till (det kallas för resultaträkning eller resultatrapport). Resultaträkningen visar om föreningen gått plus, minus eller jämnt upp under året.
Presentationen kan även här göras på olika sätt, så länge det är tydligt för alla vad som hänt med föreningens pengar. Även här kan mötets deltagare föreslå förändringar om något behöver förtydligas eller inte verkar stämma ordentligt.
Mötet tar sen beslut om den ekonomiska berättelsen kan godkännas, med eller utan eventuella ändringar. Detta brukar en kalla för att ”lägga den ekonomiska berättelsen till handlingarna”. (Obs: ibland är det ett krav från myndigheter eller bidragsgivare att den ekonomiska redovisningen ”fastslås” av årsmötet istället för att läggas till handlingarna.)
10. Revisionsberättelse
Här ska mötet besluta om revisorsberättelsen som revisorerna skrivit inför årsmötet kan godkännas. Detta kallar vi också för att lägga revisionsberättelsen “till handlingarna”.
I berättelsen skriver revisorerna om styrelsen skött föreningen på rätt sätt det senaste året – om de följt de beslut som tagits förra årsmötet och om de följt föreningens stadgar. De tittar också på föreningens ekonomi det gångna året och undersöker huruvida den har skötts på rätt sätt.
Revisorerna står för presentationen av revisionsberättelsen och lämnar även sitt förslag till årsmötet om de tycker att den avgående styrelsen ska få ansvarsfrihet eller inte.
11. Fråga om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen
På årsmötet går ni igenom föregående år och styrelsen presenterar hur de har gjort för att uppfylla det som bestämdes på förra årsmötet. På denna punkt tar ni helt enkelt ett beslut om ni tycker att styrelsen har gjort det eller inte.
Många missuppfattar denna punkt och tror att styrelsen automatiskt blir återbetalningsskyldig till föreningen om årsmötet röstar nej och styrelsen inte får ansvarsfrihet, men det stämmer inte riktigt. När ett årsmöte väljer att inte bevilja ansvarsfrihet brukar det ses som ett ställningstagande emot styrelsens arbete. Ibland kan det va så att styrelsen får ansvarsfriheten villkorad. Till exempel att styrelsen får ansvarsfrihet men de måste renskriva verksamhetsplanen först eller redovisa en viss utgift lite mer noggrant. Om styrelsen har begått ett brott, till exempel tagit av föreningens pengar och stoppat i egen ficka, så kan detta anmälas oavsett om styrelsen fått ansvarsfrihet eller inte.
Paus
Glöm inte att ta en paus om ni suttit ner länge. Att ta en paus kallas att man ajournerar mötet.
12. Val av styrelse
Nu ska ni välja vilka som ska utgöra kommande verksamhetsårs styrelse. Finns fler förslag än platser i styrelsen genomför ni en omröstning om vilka som ska väljas. Ni går igenom inkomna motioner och styrelsens förslag.
I era stadagar står det om ni under årsmötet även ska fördela poster mellan ledamöterna i styrelsen (ordförande, kassör, etc.) eller om detta istället ska göras på er kommande konstituerande styrelsemöte.
13. Val av revisorer
Här väljer ni föreningens revisor eller revisorer för det kommande året. Föreningen behöver ha minst en revisor och ni kan inte välja någon som redan valts till styrelsen, eftersom revisorn har till uppgift att kontrollera styrelsen. Revisorn behöver inte vara medlem i föreningen.
14. Val av valberedning
Här ska ni bestämma om ni vill ha någon valberedning inför nästa årsmöte. Detta är frivilligt – i små föreningar är det vanligt att styrelsen istället förbereder detta och kommer med ett förslag inför årsmötet. Vill ni i alla fall ha en valberedning så ska ni här besluta vilka som ska ingå i den.
15. Beslut om medlemsavgift
Besluta om ni ska ha någon medlemsavgift i föreningen och vad den i så fall ska ligga på. Det är vanligt och helt okej att medlemskap är gratis, dvs. kostar 0 kr.
16. Övriga frågor
Vid punkten i början av mötet där ni ska fastställa dagordningen kan förslag om övriga punkter dyka upp från deltagarna. Dessa kan ni i så fall skriva in här, för att ta upp när ni kommit fram till denna punkt. Under den här punkten finns det också utrymme för frågor som dykt upp längst med mötets gång.
17. Mötets avslutande
Mötets ordförande förklarar mötet avslutat.